Um dos fatores que influenciam na baixa produtividade de uma equipe é a falta de organização na empresa. O ambiente desorganizado, desmotiva os colaboradores e é um dos grandes inimigos da harmonia no trabalho. A Organização no Trabalho faz uma diferença enorme para quem deseja ser um Profissional de Alta Performance!

Parece um ciclo vicioso, que pode sobrecarregar a mente dos indivíduos e causar diversos problemas, como: falta de concentração, foco, estresse e ansiedade para iniciar demandas, dentre outras coisas.

Mas, calma! Isso pode ter uma solução simples!

Alguns métodos são utilizados por líderes para manter um ambiente confortável, limpo e consequentemente, aumentar a produtividade da equipe para colher bons resultados.

Qual método utilizar para melhorar a produtividade?

Não existe uma fórmula ideal para resolver esse problema e sim o que funciona para você. Por exemplo, há pessoas que para conseguir memorizar coisas importantes como: compromissos, atividades do trabalho, estudos para revisar; preferem escrever, pois tem uma facilidade maior de aprender e fixar o que necessita naquele momento.

O primeiro passo para iniciar essa mudança de hábito é organizar uma agenda, que pode ser diária, semanal ou mensal. Fica a seu critério!  

O importante é que você consiga gerenciar seu tempo para atender a todas as atividades do dia, sem ficar sobrecarregado.

 Um passo de cada vez

E já que a primeira etapa foi lançada, vamos agora para as atitudes que você vai precisar tomar dentro e fora da empresa para organizar tanto a sua vida como líder, quanto a de seus colaboradores.

Há diversas ações que podem ser tomadas para solucionar a desorganização no trabalho, dentre elas, 3 são importantíssimas para quem está iniciando essa mudança.

 

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1 –  Mude o cenário e aumente sua produtividade com a Organização no Trabalho

A participação da equipe para melhorar o ambiente é fundamental se você quer aumentar sua produtividade.

Crie uma rotina para seus colaboradores, de limpeza e agenda semanal, cada um pode executar uma tarefa e deixar o local mais harmônico, como por exemplo: tirar copos descartáveis da mesa, deixá-las arrumadas, retirar papéis que não servem mais e listar as atividades principais do dia.

Iniciar um novo hábito é um passo muito importante e vai te proporcionar uma otimização do seu espaço.

Há aplicativos e ferramentas também que podem te ajudar na organização de documentos, como por exemplo: se você recebe 50 ou mais e-mails diários e não sabe o que fazer, é bom separá-los por prioridades.

 

2 – Organize seus e-mails e sua agenda de compromissos

Dê prioridade aos e-mails que realmente são importantes. Para organizar sua lista, você vai precisar separá-los em pelo menos 3 etapas:

  • Urgentes
  • Ler Mais Tarde
  • Aleatórios [no caso dos promocionais]

Isso vai poupar seu tempo e consequentemente você mudará o foco para o que realmente importa resolver naquele momento.

Mantenha também sua rotina bem gerenciada. Do que adianta organizar seus e-mails, se você não sabe nem o que fará mais tarde?

Repense seus hábitos, pois a organização pessoal está interligada a profissional!

Sua agenda, deve ser uma amiga inseparável, ela deve estar sempre atualizada com suas atividades diárias e com os assuntos mais importantes em destaque, assim você evita que distrações te atrapalhem ao longo do dia.

 

3 – Evite distrações e defina as prioridades

Alguns líderes possuem uma grande influência sobre seus colaboradores para que eles não se percam nas demandas diárias, com distrações, como:

  •  Redes sociais
  • Conversas paralelas
  • Uso de telefone em momentos indevidos
  • Pausas extensas para o lanche

Essas ações influenciam de forma negatividade na sua produtividade. Contudo, cabe a você, gerenciar essa situação e mostrar o caminho que sua equipe deve seguir.

Ao priorizar as atividades, os profissionais da sua empresa vão eliminar qualquer opção fora do padrão criado por você.

É algo simples mas que pode facilitar a rotina de todos e pode ser a sua principal saída para obter bons resultados.

 

Organização e bons resultados

 Chegamos ao ponto mais importante: a análise de suas ações. 

Com a mudança de hábito dentro da sua empresa, vocês conseguiram estabelecer as metas principais?

Se sim, acredite, o resultado delas vai acontecer naturalmente se vocês continuarem agindo corretamente.

Uma boa dica para estimular seus colaboradores nesta etapa, é aumentar o valor dos projetos e realizações, documentando os resultados, com datas e horas que foram alcançados, se teve algum imprevisto e o que deve ser feito para evitá-los em eventos futuros.

Isso pode ajudá-los a descobrir quais os próximos caminhos a seguir.

Com certeza após essa organização no trabalho, sua equipe vai se sentir mais leve, motivada, menos estressada e vocês terão um melhor relacionamento interpessoal, para executar os projetos com mais empenho.

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